A etapa de pré-produção é considerada uma das mais críticas para o sucesso de qualquer evento. De acordo com a Meeting Professionals International (MPI), 60% dos problemas relatados durante a execução de eventos têm origem em falhas de planejamento na fase de pré-produção.

Este artigo apresenta um checklist completo, baseado nas melhores práticas da indústria de eventos, para garantir que nenhum detalhe fundamental seja esquecido no processo de pré-produção, desde a concepção até a execução.

Definição de Objetivos e Público-alvo

O primeiro passo é estratégico: definir claramente os objetivos e o público-alvo do evento.

• Objetivo: Qual é o propósito? Networking, lançamento de produto, educação, posicionamento de marca?
  
• Público-alvo: Quem deve ser impactado? Clientes finais, parceiros, investidores, imprensa?

Estudos da Event Marketing Institute mostram que eventos com objetivos e perfis de público bem definidos geram até 43% mais engajamento e retorno.

Planejamento de Orçamento

O orçamento é a espinha dorsal do planejamento. Um erro comum é subestimar custos operacionais ou não prever margem para imprevistos.

• Estabeleça um orçamento base com prioridades claras.
  
• Crie categorias: espaço, estrutura, tecnologia, equipe, alimentação, marketing.
  
• Reserve de 10% a 20% para imprevistos, conforme recomendação da Event Manager Blog.
  

Um orçamento detalhado ajuda a evitar desperdícios e aumenta a previsibilidade financeira do evento.

Escolha do Local e Definição da Data

A seleção do espaço e da data deve considerar:

• Capacidade de público e acessibilidade
• Infraestrutura técnica (energia, internet, climatização)
• Localização estratégica (logística, segurança, acomodações)
• Conflitos com datas concorrentes (feriados, grandes eventos locais)
  

Segundo dados da Statista, 73% dos organizadores consideram a localização como um dos três principais fatores de sucesso do evento.

Contratação de Fornecedores

Os fornecedores precisam ser confiáveis, experientes e contratados com antecedência:

• Estrutura e cenografia
• Equipamentos de som, luz e projeção
• Alimentação e bebidas
• Brindes e sinalização
• Limpeza, segurança, equipe de apoio
  

Formalize contratos com cláusulas claras sobre escopo, prazos, multas e formas de pagamento. Isso reduz riscos jurídicos e operacionais.

Licenças e Autorizações

Dependendo do tipo e local do evento, são exigidas autorizações legais, tais como:

• Alvará de funcionamento
• AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros)
• Licença para uso de som e/ou venda de alimentos
• Certificação de equipes terceirizadas (engenheiros, eletricistas, segurança)
  

A não obtenção das licenças pode resultar em multas ou interdição, colocando todo o evento em risco.

Plano de Contingência

Imprevistos são inevitáveis. O que diferencia eventos bem-sucedidos é o preparo para enfrentá-los.

• Fornecedores reserva e equipamentos extras
• Alternativas para condições climáticas adversas
• Procedimentos de emergência e primeiros socorros

O planejamento de risco é uma das competências mais valorizadas em gestão de eventos. A falta de um plano B é apontada como um dos maiores erros por especialistas do setor.

A pré-produção é onde se decide o sucesso ou o fracasso de um evento. Um checklist estruturado reduz incertezas, otimiza recursos e garante entregas mais eficientes.

Adotar essas práticas eleva o padrão de profissionalismo, evita retrabalho e fortalece a reputação de quem organiza. Eventos não se improvisam, se produzem com planejamento, estratégia e precisão.